Politique de traitement des données personnelles

Qui traite vos données

HÉLIAS - D'AGOSTINO, SAS au capital de 500 €, siège social 127 rue de Rome — 13006 Marseille, RCS Marseille 889 130 514, représentée par M. Patrick-Hubert D'AGOSTINO, président.

Pour toute question relative à vos données : contact@helias-dagostino.fr ou par courrier au siège.

Le cabinet agit comme responsable de traitement pour les données qu'il collecte au titre de son activité et de son organisation interne, et comme sous-traitant du syndicat des copropriétaires pour les traitements qu'il met en œuvre pour son compte en exécution du mandat de syndic — notamment la tenue de la liste des copropriétaires et la gestion des employés d'immeuble.

Activité de syndic de copropriété

Le syndic administre l'immeuble pour le compte du syndicat des copropriétaires. Les traitements ci-dessous découlent de l'exécution du mandat et des obligations de la loi du 10 juillet 1965 et du décret du 17 mars 1967.

Assemblées générales

La convocation, la tenue et le suivi des assemblées donnent lieu au traitement de l'identité et des coordonnées des copropriétaires, de leurs tantièmes, des pouvoirs de représentation, des votes exprimés et des procès-verbaux.

En cas de visioconférence ou de vote électronique, sont en outre traitées les données de connexion nécessaires à l'authentification du votant et à la sincérité du scrutin. Aucun enregistrement de la séance n'est conservé au-delà de ce qui est nécessaire à l'établissement du procès-verbal, et seulement lorsque l'assemblée l'a décidé.

Le vote de chaque copropriétaire est porté au procès-verbal lorsque la loi l'impose, notamment pour les opposants et les défaillants. Procès-verbaux et feuilles de présence sont conservés dix ans.

Espace copropriétaire en ligne

Conformément à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, un espace sécurisé est mis à disposition des copropriétaires et des membres du conseil syndical.

• Copropriétaire — documents de la copropriété, situation de son propre compte, appels de fonds le concernant.
• Conseil syndical — pièces complémentaires prévues par le décret, dans la limite de sa mission.
• Collaborateurs — accès réservé aux personnes habilitées, par authentification individuelle.

Chaque accès est nominatif. Les données de connexion sont conservées douze mois. L'hébergement, la maintenance et l'assistance technique sont assurés par des prestataires agissant sur instruction du cabinet, dans l'Union européenne.

Registre national des copropriétés

Le syndic déclare chaque copropriété au registre tenu par l'Agence nationale de l'habitat (articles L. 711-1 et suivants du code de la construction et de l'habitation) : identité et coordonnées du représentant légal du syndic, caractéristiques de l'immeuble, données financières. La conservation par le cabinet suit la durée du mandat, augmentée de dix ans.

Employés d'immeuble

Lorsque le syndicat emploie un gardien, un concierge ou un employé d'immeuble, le syndic met en œuvre pour son compte la gestion du contrat de travail, de la paie et des déclarations sociales.

Lutte contre le blanchiment

En tant que professionnel de l'immobilier, le cabinet est assujetti aux obligations de vigilance des articles L. 561-1 et suivants du code monétaire et financier : identité et justificatif d'identité, origine des fonds, identification des bénéficiaires effectifs le cas échéant. Ces données sont conservées cinq ans après la fin de la relation d'affaires et peuvent être communiquées à Tracfin.

Pour ces traitements, le droit d'accès ne s'exerce pas auprès du cabinet mais auprès de la CNIL, conformément à l'article L. 561-45 du code monétaire et financier.

Traitement automatisé du courrier

Le cabinet utilise un dispositif d'assistance automatisée pour traiter sa correspondance professionnelle : il analyse les messages entrants — appels de fonds, décomptes, courriers de confrères — afin de les classer, de les rapprocher du dossier concerné et de préparer les réponses courantes.

• Il porte sur la correspondance entre professionnels et les pièces comptables qui l'accompagnent.
• Les réponses adressées à des tiers sont validées par un collaborateur avant envoi.
• Il ne produit aucune décision produisant des effets juridiques à l'égard d'une personne, au sens de l'article 22 du RGPD.
• Les traces de traitement sont conservées trois ans à des fins de contrôle.

Les contenus soumis à des services d'analyse externes le sont dans le cadre de contrats interdisant leur réutilisation, notamment pour l'entraînement de modèles.

Personnel du cabinet

Lorsqu'une réunion interne fait l'objet d'un compte rendu assisté par transcription automatique, les participants en sont informés au préalable et l'enregistrement est supprimé dès l'établissement du compte rendu.

Site web et cookies

Le site www.helias-dagostino.fr n'utilise aucun cookie de mesure d'audience ni traceur publicitaire.

L'espace copropriétaire dépose uniquement les traceurs strictement nécessaires à l'authentification, à la sécurité et à la mémorisation de vos choix. Ils ne requièrent pas votre consentement et ne peuvent être refusés sans empêcher le fonctionnement du service. Leur durée de vie n'excède pas treize mois.

Le formulaire de contact et le formulaire « changer de syndic » collectent les seules données nécessaires au traitement de votre demande, conservées trois ans à compter du dernier contact.

Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont ni vendues ni cédées. Elles sont communiquées aux seules personnes dont l'intervention est nécessaire :

Chaque sous-traitant intervient sur instruction documentée du cabinet, dans le cadre d'un contrat conforme à l'article 28 du RGPD.

Sécurité

Authentification individuelle des collaborateurs, habilitations par périmètre, chiffrement des flux, sauvegardes régulières et restaurations testées, journalisation des accès, sensibilisation du personnel.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, la CNIL est notifiée dans les soixante-douze heures et vous en êtes informé lorsque le risque est élevé.

Vos droits

• retirer votre consentement, lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• accéder à vos données et en obtenir une copie ;
• faire rectifier des données inexactes ou incomplètes ;
• obtenir l'effacement de vos données, dans certaines hypothèses ;
• vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime ;
• obtenir la limitation du traitement, dans certaines hypothèses ;
• obtenir la portabilité des données que vous avez fournies, dans certaines hypothèses ;
• définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour les exercer, écrivez à contact@helias-dagostino.fr ou au 127 rue de Rome — 13006 Marseille. Une pièce justificative d'identité pourra vous être demandée en cas de doute raisonnable. Il vous est répondu dans un délai d'un mois, prorogeable de deux mois si la demande est complexe.

Ces droits s'exercent dans les limites des obligations légales du syndic : la tenue de la liste des copropriétaires, la conservation des pièces comptables et les obligations de vigilance ne peuvent être écartées à la demande d'une personne concernée.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr ↗.

Transferts hors Union européenne

Les données sont hébergées dans l'Union européenne. Certains prestataires techniques peuvent toutefois conduire à un transfert hors de l'Union ; il est alors encadré par les garanties du chapitre V du RGPD — décision d'adéquation ou clauses contractuelles types de la Commission européenne, assorties le cas échéant de mesures supplémentaires. Copie des garanties applicables peut être obtenue sur demande.